予約システムとは、人の代わりに受付や管理など、予約にかかわる業務を行ってくれるシステムのことです。近年、飲食店や美容院をはじめとしたさまざまな業種で導入され、予約業務の効率化に一役買っています。
また、現在では予約システムの機能は予約管理だけにとどまりません。顧客管理やアクセス分析、多言語対応など、予約システムの活躍の幅は年々広がりつつあるのです。
しかし、予約システムが便利になるのは嬉しいけど、「機能がたくさんありすぎでどの予約システムを選べばいいのかわからない」という方も多いのではないでしょうか。
例えば、予約システムに必須の機能としてはスマホ対応機能が挙げられます。現在では、スマートフォンからホームページや予約サイトにアクセスする方も増えているからです。
その他の機能として、決済機能や顧客管理機能等もありますが、本記事では、一般的に予約システムに搭載されている機能とその機能の必要性について解説しているので、自社の予約システムに必要な機能であるかどうかを決める際に是非参考にしてください。
目次
予約システムでできる5つのこと
まずは、予約システムでできること、導入することのメリットを5つ解説します。
1. 予約の管理・対応を自動化
予約システムには、入力された予約情報を自動で受付し、整理する機能がついています。併せて、予約確認メールも自動で送信できます。
これにより、予約受付の際に時間がかかっていた電話応対や予約を書き込む手間が省け、聞き間違いや記入漏れといった人為的ミスも減らせるでしょう。また、忙しくて電話が受けられなかったときなどに起こる予約の取りこぼしも防止できます。
2. 24時間いつでも予約に対応
システム化することによって、24時間いつでも予約受付が可能です。このことで、営業時間外にも予約ができるため、予約数の増加も期待できるでしょう。また、顧客側にとっても、自身が都合のよい時間に気軽に予約できるため、顧客満足度の向上にもつながります。
3. リアルタイムで予約状況を確認
予約システムを導入すれば、リアルタイムで予約状況を確認できるのも大きなメリットでしょう。システムが自動で予約情報を更新し、整理された最新情報をいつでも確認できるため、予約状況に応じて予約枠を広げるといったことも可能です。また、スタッフ間の情報共有もスムーズに行えます。
4. 顧客データの収集・分析
予約を取るために入力された情報はシステム上に残るため、顧客データを収集し、分析に活用できます。予約を取った顧客の住所や年齢、家族構成といった情報を収集・分析することで、サービスの改善や今後のマーケティング戦略にも役立つでしょう。
5. 多言語に対応
人による電話受付では難しい、多言語に対応することも可能です。グローバル化によりオンラインを利用して海外など遠い場所からのニーズも高まっています。多言語にすることによりどんな人でも予約でき、サービスを受けられるようになれば、顧客の幅を広げることができるでしょう。
上記で解説した機能のほかにも、システム内で決済ができる「オンライン決済」や来店前に通知できる「来店リマインド」、来店後に送る「お礼メール」の自動送信ができる機能が備わっているツールもあります。
本記事後半で紹介している予約システムの中でも、SuperSaaSは特に多言語対応の観点からおすすめできます。33言語に対応している他、国外でも多く導入されているサービスです。
失敗しない予約システムの選び方
現在リリースされている予約システムは多種多様で、選ぶ側もなかなか大変です。すべての機能を併せ持つシステムは、導入にコストがかかることもあります。また、コストをかけて導入しても、業種や使い道によっては全ての機能が使えない場合もあるでしょう。
効率よく導入するには、自社の運営に最低限必要な機能を備えたツールを選ぶことが重要です。続いては予約システム選びを失敗しないためにチェックしておくべきポイントを解説します。
決済機能があるか
決済機能とは、システム上で予約と同時にクレジットカードなどを利用して事前に決済ができる機能です。この機能があれば、来店時にレジでの会計業務がなくなるため、金銭の受け渡しによる人為的ミスがなくなります。
また、直前キャンセルを抑制することもできます。直前キャンセルが多くなると、経営にも悪影響を及ぼし、被害額も少なくありません。事前決済の場合、予約する側も気軽にキャンセルしにくくなるため、結果としてキャンセルの抑制につながるでしょう。
さらに事前決済により、キャッシュレス化の普及にも役立ち、導入により同業他社との差別化も図れます。顧客にとっても当日に支払いの手間が省けることで、気持ちよくサービスを受けられるでしょう。
また、機能の中には、月謝や月会費などの集金も徴収できるものもあり、徴収漏れや入金確認の手間も減らすことが期待できます。
本記事後半で紹介されている予約システムの中では、飲食業界に特化した予約システムであるRESERVAReservatioや、多言語対応にも優れたSuperSaaSなどに決済機能が搭載されています。
顧客管理機能があるか
顧客管理機能とは、予約した顧客のデータを集めて管理や整理をし、一覧表示ができる機能です。
予約システムによっては、CVS形式の出力ができるものもあります。その場合、Excelを使って予約情報の整理・集計・分析が可能です。データをもとに顧客の住所や属性、さらには来店時期や曜日、時間を分析することで、サービス改善などに活用できるでしょう。
また、SFA（営業支援システム）と連携できるシステムもあります。連携により、さらに詳細な顧客管理や商談・案件管理、行動管理などができるため、ハイレベルなマーケティングにも活かせます。
本記事後半で紹介している予約システムの中では、STORES予約やEDISONなどに顧客管理機能が供えられています。
Googleカレンダーと連携できるか
予約システムの中には、Googleカレンダーと連携できるものもあります。
普段の予定をGoogleカレンダーで管理している場合、連携できないタイプの予約システムでは、ほかの予定と予約が重複してしまうおそれがあります。予約システムの予約状況を常に見比べて確認しなければならないとなると、それだけで手間がかかり、予約重複のミスも発生しやすいでしょう。
Googleカレンダーと連携すれば、予約システムが自動でGoogleカレンダー内の空きを確認し、予約可能な時間を照会します。また、予約のキャンセル・変更などもすぐに反映されるので、スムーズに予定を管理できるでしょう。
さらに、通知機能も活用できて便利です。予定や予約を事前に通知してくれるので、うっかり予約を忘れてしまうことも防いでくれます。また、共有機能を使えば、ほかのユーザーとGoogleカレンダーの共有もできます。スタッフ間の情報共有にも活用でき、それぞれの予定と予約情報を一括で管理できるのがメリットでしょう。
外部アプリとの連携を想定して予約システムを選びたいという方には、RESERVAReservationが特におすすめです。RESERVAReservationは、外部システムとのAPIが整っているので、Googleカレンダーをはじめ、LINE@やFacebookとの連携も可能です。
セキュリティは確保されているか
大量の個人情報を管理する予約システムは、セキュリティ対策が高い水準のものを選ぶことが重要です。中小企業や個人など、規模にかかわらずセキュリティ対策が十分に行われていないことからハッキング被害に遭うことが増えてきています。個人情報を扱う以上、セキュリティ対策は会社の大小にかかわらず非常に大切です。
予約システムを選ぶ際は、以下のセキュリティ水準を満たしているか必ず確認しましょう。
・SSLの対応：暗号化して読み取れなくする技術
・ISMS認証：日本情報処理開発協会(JIPDEC)が定めた評価制度
SSLはもちろんですが、ISMS認証を受けている予約システムであれば、セキュリティが一定以上の水準に達している証です。また、プライバシーマークの対象や個人情報保護の要件もほぼカバーしています。
ISMS認証を受けている予約システムは、個人情報の扱いに関して高い信頼がおけるといえるでしょう。
セキュリティを最重視して予約システムを選びたいという方には、本記事後半で紹介している予約システムの中でも特にリザエンがおすすめです。SSLやISMSに加え、システムの脆弱性対策も万全なため、自治体や官公庁などの業種で多く活用されています。
現在は、セキュリティ対策が強固な大企業よりも、中小企業がサイバー攻撃などの対象になりやすい傾向にあります。既存のホームページに予約システムを導入しようと考えている場合には、ホームページ自体のセキュリティも今一度確認することをおすすめします。
簡単に行えるホームページのセキュリティ対策は以下の5つがあります。
1. 必要のないプログラムは削除
2. システム・プログラムの脆弱性対策・アップロード
3. アカウント管理・アクセス対策
4. パスワードは12桁以上に設定
5. システム・アプリケーションログの取得・保管
ホームページのセキュリティ対策に関する詳しい情報は以下の記事で解説していますので、参考にしてください。セキュリティチェックツールや助成金についても紹介しています。
自社に近い業種の導入実績はあるか
各予約システムのサイトに公開されている導入企業や導入実績を参考にするのも、選び方のひとつです。
業種によって必要な機能や使用感は異なります。人気の高い予約システムはそれだけ高性能ですが、同業種の導入実績が豊富ではない場合は、使いにくい可能性もあります。また、自社と同業もしくは近い業種が、どの予約システムを導入しているか知ることで、その業種内でシステムの活用がどれだけ広がっているかがわかります。
自社と同業種の導入実績が多い予約システムは、その業種の特徴や傾向を把握しているためサポートの充実が期待できるでしょう。
飲食店におすすめの予約システム
・Restaurant BOARD
・ヨヤクノート
美容・サロン業界におすすめの予約システム
・yoyakul.jp
教育機関におすすめの予約システム
・ChoiceRESERVE
スマホ対応（レスポンシブ対応）しているか
現在では、幅広い世代がスマホを所有するようになりました。このような時代のニーズに対応するためには、レスポンシブ対応が不可欠といえます。
レスポンシブ対応ができるツールを選べば、PCやスマホなどのデバイスごとにフォームを作成する必要がありません。スマホでECサイトや企業のWebサイトを閲覧したユーザーが、スムーズに問い合わせできるのはもちろん、管理の手間も低減することにもつながるのです。
また、レスポンシブ対応はGoogleが推奨しているため、自然と検索エンジンからの評価も上がります。
以下で紹介されている予約システムのほとんどはレスポンシブ対応されていますが、既にホームページを持っていて、レスポンシブ対応について知りたいという方は以下の記事を参考にしてください。
レスポンシブ対応の方法やメリットなどの詳しい解説を掲載しています。
無料の予約システム10選を徹底比較
最後に、無料プランのあるおすすめの予約システム10選を紹介します。自社の運営に最適なシステムをぜひ見つけてみてください。
| サービス名 | 初期費用 | 有料プラン（月額） | 導入社数 | 月間可能予約数 | 決済機能 | CSV出力機能 | SFA連携機能 |
| STORES予約 | 0円 | プラチナプラン77,000円（年契約すると66,000円） スタンダードプラン29,678円（年契約すると26,378円） ライトプラン12,078円（年契約すると8,778円） エンタープライズプラン 要問合せ | 10万社以上 | プラチナプラン無制限 スタンダードプラン2,000件 ライトプラン200件 | あり | あり | エンタープライズプランのみあり |
| RESERVAReservation | 0円 | ブループラン2,200円 シルバープラン5,500円 ゴールドプラン11,000円 エンタープライズプラン22,000円 | 18万社以上 | ブルー200件 シルバー500件 ゴールド1,000件 エンタープライズ2,000件 | あり | 予約データのみ | オプション |
| AirRESERVE | ベーシックプラン プレミアムプランの 場合はあり | ベーシックプラン5,500円 プレミアムプラン 要問合せ | – | すべてのプランで無制限 | なし | プレミアムプランのみ （予約情報の出力のみ） | なし |
| SELECTTYPE | 要問合せ（無期限の無料お試し有り） | 個別プラン（パッケージプラン） ベーシックプラン1,650円（3,300円） プロフェッショナルプラン3,300円（5,500円） プレミアムプラン11,000円（16,500円） | – | すべてのプランで無制限 | あり | あり | 要問い合わせ |
| EDISONE | 0円 | エントリー528円 ステップ1,078円 ライト2,178円 ベーシック5,478円 アドバンス10,780円 | – | エントリー250件 ステップ500件 ライト750件 ベーシック2,000件 アドバンス10,000件 | ベーシックプラン アドバンスプランであり | あり | なし |
| RestaurantBOARD | 0円 | 別途オプション機能使用料（要問い合わせ） | – | 要問合せ | なし | なし | なし |
| yoyakul.jp | 0円 | 5,445円 | – | 無制限 | なし | なし | なし |
| ヨヤクノート | 要問い合わせ（1ヶ月無料お試し有り） | 11,000円 食べログ会員なら初年度無料 | – | 要問合せ | なし | なし | なし |
| リザエン | 0円 | ビジネス版11,000円 エンタープライズ版 個別見積もり | 200以上の業種 | 500件 （500件超過ごとに5,500円の従量課金） | オプションであり | あり | 要問い合わせ |
| Super SaaS | 要問い合わせ（1ヶ月無料お試し有り） | PACKAGE A 750円 PACKAGE B 1,500円 PACKAGE C 2,250円 PACKAGE D 3,000円 PACKAGE E 3,750円 | 19万社以上 | PACKAGE A 100件 PACKAGE B 300件 PACKAGE C 600件 PACKAGE D 900件 PACKAGE E 1500件 | あり（PayPal） | あり | 要問い合わせ |
| ChoiceRESERVE | Liteプラン 22,000円 Proプラン 33,000円 | Liteプラン 11,000円 Proプラン 22,000円 | 3,000件以上 | Aコース 300件 Bコース 2,000件 Cコース 5,000件 （全コース超過分は100件毎に3,300円の従量課金） | オプションであり（Proプランのみ/月額3,300円） | Proプランであり | 要問い合わせ |
予約システムによってプランもさまざまです。目的や業種に合っているか確認し、導入後の失敗を防ぎましょう。ここからはそれぞれの予約システムの特徴を詳しくご紹介していきます。
1. STORES 予約／ヘイ株式会社
目的に応じて選べる5つのプランがあり、初回は7日間無料のプランから始められます。180社以上の多種多様な業種の導入実績から、あらゆるサービス形態に対応していることがわかり、サポートも充実しています。
また、導入の際は、テンプレートを選んでガイドに合わせて操作するだけと、非常に簡単なのも魅力です。
セキュリティもSSLに全対応し、ISMS認証を受けているので個人情報保護にも万全を期しています。
また、Zoomとの連携や会員向けのシークレットページの作成といった嬉しい機能も付与されています。24時間予約受付はもちろん、広告出稿サポートやメルマガ、DM配信などといった機能を活用して、導入企業の7割が売上アップを実感したということからも人気の高さがうかがえます。
2. RESERVAReservation／株式会社コントロールテクノロジー
3分で設定完了のシンプルな操作性で、開設してすぐに予約受付ができます。35社以上の業種に対応し、個人から大手企業まで幅広く導入されています。多種多様な機能を設けてわずらわしい業務をスマートにカバーしてくれます。
LINE＠連携やFacebookログイン、Googleカレンダーとも連携可能で、外部システムとのAPIもしっかり備えてあります。また、英語・中国語・韓国語・タイ語の多言語対応機能や、PC・iPhone・Androidなどに対応するマルチデバイスで、誰でも簡単に使えます。SEOにも強いシステムのため、多くの企業が予約数や売上アップを実感しています。
3. Air RESERVE（エアリザーブ）／リクルート
Air RESERVEの大きな特徴は、2つの予約枠タイプが選べることです。アカウント作成後にどちらかを選べます。予約者が好きな時間から申し込む「自由受付タイプ」はクリニックや病院、フィットネスジムやレンタルスペースなどの業種での活用が多くみられます。
一方で店舗が事前に設定した予約枠から申し込む「事前申し込みタイプ」は、語学スクールや料理教室、説明会などを行う業種が活用しています。
このように、業種によって予約の取り方がさまざまで、目的に合ったプランを用意しているところが他社と違った強みでしょう。
4. SELECTTYPE／株式会社セレクトタイプ
デザイン性のある高機能な予約フォームが作成でき、すべて無料で始められる予約システムです。
多種多様な業種に合わせたテンプレートが用意されているため、簡単に予約フォームを作成できます。WordPressなどの既存ホームページに、作成した予約フォームを埋め込むことができるのも大きな特徴です。
新しくホームページを作りたい場合でも、予約フォーム付きのページを簡単に作成できます。サロンからスクール、病院、宿泊施設から農園まで、ほぼすべての業種に対応しています。
5. EDISONE（エジソン）／株式会社ビヨンド
EDISONEの特徴は、グローバル化に沿った多言語機能が使える8つの予約タイプがあることです。8つの予約タイプ（テーマ）には、それぞれの特徴に合わせたページが用意されています。
たとえば、コースや時間を選ぶだけの「シンプルタイプ」はクリニックや病院、サロン向けといえるでしょう。
施設の貸し出しなど、レンタルスペースに最適なのは「施設タイプ」、テイクアウト商品を扱っている業種に合わせた「テイクアウトタイプ」などと展開され、店舗の予約数に合わせて6つの料金タイプから選べるので、無駄のない効率的な予約システムを作ることが可能です。
6. Restaurant BOARD（レストランボード）／リクルート
レストランや飲食店に特化した、無料で始められる予約台帳アプリで、誰でも簡単に使いこなせる操作性のよさが人気です。テーブル管理や、ネットと電話予約の一元管理が可能で、来店履歴や顧客情報も管理できるため、接客・集客に活用できる予約システムといえるでしょう。
オプション機能では、メッセージ配信やホームページ作成、ネット広告配信もでき、レストランや飲食店のさまざまな業務を幅広くカバーしてくれます。
7. yoyakul.jp（ヨヤクルドットジェーピー）／株式会社ネットウェイ
yoyakul.jpは美容室・サロンに特化した、月額無料で使える予約システムです。24時間365日予約受付はもちろんのこと、サービス改善に役立つメール配信、顧客カルテの管理も無料で使用できます。
PC・スマートフォン・タブレットなど、どのデバイスからも簡単に操作でき、わからないことはすぐに電話やメールで問い合わせられるので、サポート体制も万全です。
制限内であれば永久に無料で利用することができるため、賢く使って予約管理のコストダウンが実現できるでしょう。
8. ヨヤクノート／株式会社カカクコム
ヨヤクノートは飲食店におすすめの予約システムです。iPad専用アプリで、誰でも簡単にスマートフォンやタブレットで操作できます。食べログを運営している「株式会社カカクコム」が提供する予約台帳アプリのため、食べログ会員であれば初年度無料で使用することができます。
大きな特徴としては、予約ミス検知機能があるところでしょう。これは、ダブルブッキングなどのミスを自動で検知してくれるので、ミスに慌てることなく、すぐに予約を変更できます。また、顧客台帳が自動更新され、一度来店したことのある顧客を検知し知らせてくれるため、接客も大いに役立つでしょう。
9. リザエン／株式会社インタークエスト
リザエン最大の特徴は、セキュリティが高水準であることです。SSLによる暗号化やISMS認証の取得、アプリケーションの脆弱性対策、24時間365日サーバーの監視などといった機能から、セキュリティ重視の自治体や官公庁などの業種で多く活用されています。
また、カスタマイズ性にも優れており、エンタープライズ版では顧客の要望に応えるべく、柔軟な「カスタマイズ開発」を行っています。自社の専用システムとして扱えるので、他社との差別化にも役立つでしょう。無料で使える1ヶ月のトライアルプランもあります。
10. SuperSaaS／SuperSaaS B.V.
Super SaaSは、33種の多言語に対応したグローバル市場を意識した予約システムです。世界でも数多くの導入実績があり、世界中の人を対象とした予約受付にも対応できます。
また、カスタマイズ性に優れていることから、利用規模に合わせて設定も適宜変えられます。さらにサイト統合機能も充実しているため、WordPressなど、あらゆるCMSに埋め込むことが可能です。
また、GoogleカレンダーやMicrosoft Outlook、iPhoneカレンダーとの同期も容易にできるので、さまざまな媒体で行っていたスケジュール管理も一元化することができるでしょう。こちらの無料プランは、非商用のみです。
11. ChoiceRESERVE
ChoiceRESERVEは、教育機関での講義やカウンセリングの予約を主なターゲットとした予約システムです。既存のホームページとの紐付けが可能で、ホームページ上に予約状況を表示したカレンダーを掲載することもできます。
クレジットカードでの決済機能が搭載されており、予約と同時に決済を完了させることができます。他にも自動メール配信機能やアクセス解析ツールも利用できるためとても便利なシステムといえるでしょう。
最低限の機能を含むLiteプラン、予約管理に必要な基本機能を網羅したProプランの他に、サービス内容や規模に応じてシステムを提案するEnterpriseプランが大型プロジェクト・大企業 向けに用意されているのも特徴です。
まとめ
予約システムを導入することで、キャンセルの抑制や人為的ミスの防止が期待でき、24時間受付が可能になることで、予約数の増加や売上アップも見込めるでしょう。
導入するツールによっては、顧客管理機能や決済機能、CSV出力も可能なため、業務の効率化やマーケティングにも大いに役立ちます。
多くの予約システムは、無料プランから始められるものが多く、利用規模に合わせて、有料プランに移行する使い方がおすすめです。
ぜひこの記事を参考に、自社に合った予約システムを見つけてみてはいかがでしょうか。
